In den Anfangszeiten des Internet waren selbst die engagiertesten "Onliner" meistens "offline". Als es noch kein DSL mit permanenter Internetanbindung gab, buchte man sich mit einem Modem über die Telefonleitung ins Netz ein. In dieser Zeit war der Telefonanschluss "besetzt", und jede Minute im Netz kostete ein paar Pfennig. Also holte man flink seine Post vom Server ab, lud sie in das E-Mail-Programm des lokalen PCs (damals etwa AOL, Pegasus-Mail oder Microsoft Outlook), trennte die Verbindung und konnte dann in aller Ruhe lesen und beantworten. War die Arbeit erledigt, wählte man sich zum Versand der Ausgangspost abermals ein, und wer wichtige Nachrichten erwartete, tat das gegebenenfalls mehrmals in der Stunde.

Der heute übliche "always on"-Betrieb mit DSL ist demgegenüber ein schöner Luxus. Wer sein privates Postfach bei einem der hier im ersten Teil empfohlenen Anbieter wie AOL, Yahoo, Microsoft oder Google führt, muss sich um nichts kümmern. Die gesamte E-Mail-Bearbeitung findet im Web-Browser statt, etwa in Firefox: Adresse und Kennwort eingeben, schon hat man Zugriff auf sein Postfach mit allen alten und neuen Nachrichten, kann eine leistungsfähige Suchfunktion starten sowie auf Kalender und Adressbuch zugreifen. Alles ist auf den Servern der Anbieter gesichert, mit genug Speicherplatz für ein ganzes Leben, man muss nie wieder eine E-Mail löschen.

Yahoo, AOL und Microsoft Hotmail erlauben zudem das Anlegen von eigenen Ordnern, um Ordnung ins Postfach zu bringen. Bei Googlemail gibt es diese praktische Funktion nicht, allerdings stehen hier "Label" zur Verfügung, mit deren Hilfe man einzelne Themen oder Adressaten markieren kann. Sie erhalten dann ein farbiges Etikett, und mit den Labels lässt sich manche trickreiche Aktion starten: etwa alle Post von einem Absender oder mit einem bestimmten Betreff automatisch kennzeichnen. Zugegeben, die Idee ist gewöhnungsbedürftig, aber im Laufe der Zeit lernt man ihren Charme zu schätzen, sie bietet zudem den Pluspunkt, dass man eine Nachricht auch mit mehreren Etiketten versehen kann. Insgesamt hat die Online-Nutzung der privaten E-Mail kaum Nachteile. Noch vor einigen Monaten haperte es beim Ausdruck einzelner Nachrichten, hier haben aber die vier großen Anbieter mittlerweile deutlich nachgebessert.

Aber die Offline-Nutzung ist keineswegs von gestern, und dank DSL entfällt die mühselige Einwahl. Aktuelle E-Mail-Software wie Microsoft Outlook, Thunderbird oder Apples Mail holt sich automatisch und in kleinen Intervallen sämtliche Post, sie befindet sich auf der eigenen Festplatte und nicht in der Hand Dritter. Ferner kann man selbst dann mit der E-Mail arbeiten, wenn keine Internetverbindung zur Verfügung steht, etwa im Flugzeug oder mit dem Notebook in jener lauschigen Ecke des Gartens, die das heimische Wireless-Lan-Netz nicht erreicht. Mit der schnellen Indizierung der elektronischen Post durch die Suchfunktion in neueren Windows-Varianten oder durch Spotlight am Mac lässt sich zudem auch hier jede Mitteilung in wenigen Sekunden finden. Wenn es um die intensive E-Mail-Bearbeitung geht, bietet die Mini-Textverarbeitung von Outlook, Thunderbird oder Apples Mail deutlich mehr Komfort als ein Browser-Fenster, und man hat auch nicht die lästige Werbung drumherum.

Auf die Frage, was nun besser ist, die Online-Nutzung im Browser oder das Offline-System mit einem eigenständigen E-Mail-Programm, gibt es keine klare Antwort. Mit Googlemail und der Zusatzsoftware Gears, die sich noch in der Entwicklung befindet, bekommt man übrigens eine Hybrid-Lösung, die für Online- und Offline-Nutzung gleichermaßen geeignet ist. Davon abgesehen, empfehlen wir das Experimentieren mit beiden Möglichkeiten und das Anlegen mehrerer E-Mail-Konten. Die Alltagspost landet beispielsweise bei Googlemail und ganz wichtige Nachrichten vom Anwalt oder Steuerberater etwa bei AOL. Und für dieses Konto richtet man an seinem heimischen PC Outlook oder das kostenlose Thunderbird ein. Das kann ein bisschen kompliziert sein, weil man Parameter für den Pop3- oder Imap-Abruf angeben muss. Diese Daten findet man auf den Hilfeseiten des E-Mail-Anbieters.

Pop3 ist das ältere Abruf-Protokoll ("Post Office Protocol Version 3") aus den Anfangszeiten des Internet. Es ist einem Postfach für Briefe nachempfunden: Die Nachrichten liegen dort zwischengelagert, bis man sich anmeldet und sie abholt. Anschließend sind sie auf dem Server gelöscht. Sie werden allein auf dem lokalen PC bearbeitet, gespeichert oder beantwortet. Wer das simple Pop3 verwendet, kann also nur an einem einzigen Computer seine E-Mail bearbeiten.

Deutlich leistungsstärker ist hingegen Imap, das "Internet Message Access Protocol", es ist der aktuelle Stand der Technik. Imap erlaubt es, die Post auf dem Postamt zu lassen und sie von verschiedenen Endgeräten aus einzusehen und zu bearbeiten. Außerdem kann man (wichtig beim E-Mail-Empfang mit dem Handy) zunächst nur die Kopfzeilen einer neuen Nachricht mit Angaben zu Sender, Thema und Anhängseln laden, ohne die gesamte Mail auf den lokalen PC übertragen zu müssen. Unerwünschtes lässt sich damit löschen, ohne dass es auf der eigenen Festplatte landet. Wer mehrere Rechner benutzt, kann von jedem auf denselben Briefkasten zugreifen, auch auf die verschickten Mails. Imap bietet ferner Ordner und Unterordner sowie Suchvorgänge auf dem Server. Als feines Extra steht ferner die Funktion "Imap Idle" parat, die es erlaubt, die Verbindung offenzuhalten und eine Benachrichtigung an das Endgerät zu schicken, sobald eine neue Nachricht eingetroffen ist. Dieses Push-Verfahren bietet beim Einsatz auf Handys nahezu Blackberry-Komfort.

Imap hat nur einen Nachteil: Es wird nicht von allen Providern angeboten. Wer bei T-Online sein Postfach führt (was nicht empfehlenswert ist, wie hier im ersten Teil ausgeführt), kommt an das moderne Imap nur mit einem Abonnement des "E-Mail-Pakets", das 5 Euro im Monat kostet. Auch die beiden Microsoft-Dienste Hotmail und Live bieten kein Imap. Als schöne Alternative bietet Microsoft allerdings den "Outlook Connector" an, der unter Windows fast den gesamten Imap-Komfort für das Microsoft-System bietet.