„Clean Desk Policy“

Wir basteln uns ein Büro

Von Alexander von Erdély
 - 21:31

Wer in Vollzeit arbeitet, verbringt oft mehr Stunden im Büro als zu Hause, jedenfalls im wachen Zustand. Dort müssen wir uns allerdings mit den Kollegen arrangieren. Das gilt auch für nötige Veränderungen: Wem die heimische Einrichtung nicht mehr gefällt, kann einfach umräumen, ausrangieren, neu kaufen. Wenn jedoch das Büro modernisiert werden soll, müssen Kompromisse eingegangen werden. Da sind Hindernisse fast schon zwangsläufig.

Das klassische Bürokonzept mit fest zugeteilten Plätzen – an denen man alle Unterlagen sammelt, Aufgaben erledigt, telefoniert, mit den Kollegen plaudert oder sein Mittagessen einnimmt – ist ein Auslaufmodell. Schließlich ist es heutzutage möglich, fast alle wichtigen Informationen überallhin mitzunehmen. Deshalb setzen moderne, dezentrale Arbeitsplatzkonzepte darauf, das Büro zum Ort eines kreativen Gedankenaustauschs werden zu lassen, der die Mitarbeiter zusammenschweißt. Dunkle Korridore und beengte Räume weichen nach und nach Open-Space-Konzepten. Der Grundgedanke dahinter ist, dass die Mitarbeiter – ähnlich wie in ihrer Wohnung – verschiedene Zonen für verschiedene Tätigkeiten nutzen: Gruppenarbeitsbereiche für die Teamarbeit, Ruheräume für die Konzentration, ähnlich wie in einer Bibliothek. Spezielle Medien- und Konferenzräume stehen für Präsentationen oder Kundengespräche bereit, zudem gibt es einzelne isolierte Bereiche, in denen ein diskretes Telefonat möglich ist. Eine solche Zuteilung ist deutlich besser für die einzelnen Arbeitsabläufe geeignet als der „All-in-One-Platz“ in einem herkömmlichen Büro.

Für Unternehmer gibt es klare Vorteile: Während in konventionellen Büroräumen ein ständiger Leerstand von bis zu 40 Prozent herrscht, ist das bei einem Open-Space-Konzept nicht der Fall. Daher lohnt es sich finanziell, einmal mehr Geld in die Hand zu nehmen, um seine Flächen effizienter nutzen zu können. Es geht nicht darum, einfach nur Quadratmeter einzusparen, sondern darum, den vielerorts vorherrschenden Flächenüberschuss besser zu nutzen. Zudem sind Mitarbeiter, die sich in ihrem zeitgemäßen Büro wohl fühlen, deutlich produktiver als diejenigen, die sich beschweren und eventuell andere Kollegen mit herunterziehen. Und junge, vielversprechende Bewerber könnten durch einen grauweißen Gang mit einförmigen „Hasenställen“ abgeschreckt werden.

Aber Achtung: Für die Mitarbeiter ist diese Umstellung in der Regel mit dem Verlust des lang vertrauten Einzelbüros verbunden. Und genau dort beginnen die Probleme, wenn bei der Umsetzung Versäumnisse passieren.

Eine bunte Designer-Sitzecke reicht nicht

Der wohl größtmögliche Fehler bei der Umgestaltung des Büros ist es, die Sache halbherzig anzugehen. Eine bloße Aneinanderreihung von Büromöbeln und das Entfernen der Zwischenwände reichen nicht aus. Wenn ein Unternehmer ankündigt, ein Open-Space-Büro zu gestalten, aber nur links und rechts Sechser-Werkbänke installiert und am Ende eine bunte Designer-Sitzecke aufstellt, die ihm der Firmenvertreter 30 Prozent günstiger überlassen hat, wird das ganze Projekt sehr schnell als Kosteneinsparung entlarvt. Daran ändert dann auch der brandneue Kickertisch in der Lounge nichts mehr. Das ist bei einem durchdachten Konzept anders. Wichtig ist, dass sich – wann immer möglich – auch die Führungskräfte an die eingeführten Regeln halten.

Doch selbst ein schlüssiges Konzept trifft häufig auf Widerstand. Menschen sind Gewohnheitstiere. Häufig ist die Umgestaltung mit Ängsten verbunden, den Rückzugsraum für vertrauliche Gespräche zu verlieren und unter ständiger Beobachtung zu stehen. Wenn die Mitarbeiter das Gefühl haben, dass eine Änderung einfach so über sie hereinbricht, kann jede noch so durchdachte Umgestaltung scheitern. Schlimmstenfalls werden die Maßnahmen per Rund-Mail und mit „vielen Grüßen“ angekündigt.

Zudem ist das Einzelbüro häufig nach wie vor ein Statussymbol. Das gilt insbesondere für Mitglieder der unteren Führungsebene, die fünfzehn Jahre auf das Eckbüro mit dem tollen Panoramablick über die City hingearbeitet haben. Daher ist es nötig, Wertesysteme umzubauen und das auch zu kommunizieren. Wenn die Geschäftsführung selbst in die offene Fläche geht und damit als Vorbild wirkt, kann dies ein wichtiges Zeichen setzen.

Oft meint es die Geschäftsführung zu gut und erklärt gleich alle Arbeitsplätze in allen Bereichen zur freien Verfügung für jeden Mitarbeiter. Mit dem Effekt, dass jeden Morgen eine große Suche nach Kollegen, Teams und Arbeitsgruppen stattfindet. Darüber hinaus bleibt der gewünschte Effekt der internen Zusammenarbeit und Kommunikation oft aus, denn die Mitarbeiter finden sich erst gar nicht und sitzen jeden Tag zwischen neuen, unbekannten Kollegen. Deshalb ist auch bei der Auflösung von fest zugeordneten Arbeitsplätzen darauf zu achten, dass bestehende Teams weiterhin in klar definierten Zonen sitzen.

Ein gutes Mittel, die Belegschaft zu beteiligen, sind Gestaltungsworkshops. Der Grundriss des neuen Büros wird im DIN-A0-Format ausgedruckt und auf dem Konferenztisch ausgebreitet. Dann erhalten die Mitarbeiter Schablonen mit den jeweiligen Büromodulen, jeder kann seine Wünsche äußern und einzeichnen. Spätestens dabei wird ersichtlich, dass nicht jeder Einzelwunsch berücksichtigt werden kann. Stattdessen entstehen angeregte Diskussionen, welche Zone wo errichtet werden soll. Ich habe schon häufig gesehen, wie die Begeisterungsfähigen in einem Team die Skeptiker innerhalb eines solchen Workshops geradezu anstecken konnten.

Die Mitarbeiter sollten die Baustelle besuchen

Wenn es an die Umsetzung geht, sind regelmäßige Baustellenbesuche wichtig, damit die Mitarbeiter den Fortschritt sehen und sich nach und nach mit ihrem neuen Arbeitsumfeld identifizieren können. Idealerweise gibt die Geschäftsführung bei allen Prozessen die relevanten Eckpunkte vor. Welche Module sind für welche Arbeitsschritte nötig, und welches Design entspricht der Corporate Identity der Firma? Aber alles, was dann noch diskutierbar ist, sollte auch offen diskutiert werden. Das gilt vor allem für die Anordnung der Aufenthaltsbereiche. Ob die Teeküche größer ausfallen und einen Tisch mit Hockern beinhalten sollte, oder ob stattdessen eine kleinere Teeküche und eine Sofaecke die bessere Wahl wäre, muss nicht von der Führungsebene entschieden werden.

Häufig ergeben sich wichtige Impulse in offenen Debatten. Ein Workshop sollte nicht darin enden, dass die Belegschaft den Sinn eines vorliegenden Konzepts versteht, sondern vielmehr eigene Akzente setzen kann. Idealerweise bewilligt die Führungsebene für diese „Von euch für euch“-Flächen ein gesondertes Budget. Ob die Mitarbeiter dieses für eine hochwertige Kaffeemaschine, einen Air-Hockey-Tisch oder eine Multimedia-Anlage ausgeben, ist dann deren Angelegenheit. Selbst in die Umfrage dazu sollte sich die Geschäftsführung nicht einmischen, sondern die Mitarbeiter einfach mal abstimmen lassen.

Studien zeigen, dass es eine breite Anzahl an weichen Faktoren gibt, die das Wohlbefinden der Mitarbeiter steigern und die Qualität ihrer Arbeit erhöhen. Das fängt beim Obstkorb auf dem Tresen an, zieht sich durch die Themen Beleuchtung oder Farbgebung und hört bei Spinning-Rädern im Konferenzraum auf. Auch Letztere steigern nachweislich die Produktivität. Schon klar: Nicht alle Firmensitze werden in fünf Jahren wie Fitnessstudios aussehen. Dennoch werden die zugrundeliegenden Ideen bereits jetzt in die Bürowelt eingebracht. Beispielsweise kann es sinnvoll sein, an einem Abend in der Woche gemeinsame Yogaübungen durchzuführen. Ein anderes Beispiel mit ähnlichem Hintergrund: Mehr Duschen für die steigende Zahl an Fahrradfahrern, damit diese sich vor Arbeitsbeginn noch einmal frisch machen können.

Für mich steht jedenfalls fest: Spätestens seit dem Aufkommen von Cloud & Co. hat das Büro seine technische Monopolstellung verloren und als Hort der für die Arbeit notwendigen Informationen ausgedient. Alle Arbeitsschritte sind theoretisch auch von daheim aus möglich. Damit das Büro seinen Status als Unternehmensmittelpunkt erhält, muss es immer stärker auf die soziale Komponente setzen. Der Mensch ist und bleibt ein Herdentier – das Gefühl, zusammen an einem Projekt zu arbeiten und Erfolge gemeinsam zu feiern, ist elementar. Deshalb muss das Büro der Zukunft seinen Nutzern stets vermitteln, Teil eines größeren Ganzen zu sein.

Der Autor ist Vorstandsvorsitzender des Immobiliendienstleisters CBRE Deutschland.

 

Quelle: F.A.S.
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