Das Büro wird zum Chatroom

Schluss mit den E-Mails!

Von Jonas Jansen
 - 09:41
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Was ist klein und braun und stört im Meeting? Affen. Zumindest ist das Jennifer Miksch immer wieder passiert. So etwas kommt vor, wenn man in Südafrika von zu Hause aus arbeitet. Dann rasen die Affen durch die Küche, der Hund dreht durch und die Videoschalte muss um ein paar Minuten verschoben werden. Viel häufiger allerdings braucht es gar keine ungebetenen Gäste, damit es hakt. „Ich kann nicht glauben, dass die Menschheit zum Mond fliegt und wir es immer noch nicht hinkriegen, eine anständige Videokonferenz herzustellen“, sagt Miksch. „Das hat noch in keiner Firma geklappt, in der ich war.“

Mal ist das Mikrofon nicht ordentlich aufgeladen, dann fehlt es an Datenvolumen, oder die Kamera ist dreckig. „Wenn eine Videoschalte zustande kommt, ist sie genial, aber leider funktioniert es immer noch nicht zuverlässig.“ Das sind Hindernisse, auf die Miksch immer wieder stößt und die für sie weniger leicht zu bewältigen sind als für jemanden, der im Großraumbüro arbeitet und auch mal eben kurz beim Kollegen vorbeigehen kann. Denn Miksch hat ein Team zwischen Kapstadt und Johannesburg organisiert, während sie selbst in den ersten Monaten noch immer wieder in Berlin unterwegs war. Vier Tage in der Woche ist sie danach gependelt, einen Tag hat sie von zu Hause aus gearbeitet. Bevor sie im Januar zur Bundeswehr gewechselt ist, um deren Cyber-Innovation-Hub mit aufzubauen, hat Miksch das operative Geschäft von Sweep South geleitet, einem südafrikanischen Start-up, das Putzkräfte vermittelt. Das bedeutete: Arbeiten mit dem Smartphone oder dem Laptop auf dem Schoß im Café, am Flughafen oder eben mit dem Hund zu den Füßen in der Küche. Mikschs Motto: Wo immer man ist, dort kann man auch arbeiten. Dabei kam ihr zugute, dass es in Südafrika normal ist, alles mit dem Handy zu machen: Mobiles Bezahlen etwa ist dort viel verbreiteter als in Deutschland. Und so hat sie auch ihre Mitarbeiter daran gewöhnt, ständig mobil erreichbar zu sein.

Das funktioniert mittels einer Kommunikationsapp namens Slack. In vielen Büros verbreiten sich solche Programme immer stärker: Chefs und Mitarbeiter wollen weniger über E-Mails oder das Telefon kommunizieren. Während sich der Umgang mit dem Smartphone im Privaten schon verselbständigt hat und jeder Programme wie Whatsapp oder andere Messengerdienste zur Kommunikation verwendet, ist ein Umstieg auf mobiles Arbeiten in einem Unternehmen ungleich komplizierter. Dabei geht es um die Organisation von Arbeitszeiten, um ständige Erreichbarkeit und je nach Größe des Unternehmens auch darum, welche Programme überhaupt erlaubt werden. Berufliche Kommunikation muss anders abgesichert werden als private und nicht jedes Dokument sollte auf privaten Smartphones geöffnet werden. Start-ups haben durch ihre geringe Größe einen Vorteil: Sie sind oft weniger hierarchisch organisiert und können in kleinen Teams schnelle Entscheidungen treffen. Deshalb war für Miksch klar, dass die gesamte interne Kommunikation über Slack laufen sollte.

Mit dem Programm organisieren Teams ihre Kommunikation in unterschiedlichen Kanälen, bei Sweep South haben sich die 35 Mitarbeiter mehr als 50 Kanäle eingerichtet. „Die Entwickler zum Beispiel sind im persönlichen Gespräch nicht gerade die sozialsten Wesen. Aber über Slack sind sie wahnsinnig witzig. Dafür rasten sie aus, wenn man einfach so in ihrem Büro steht, da ist die schriftliche Kommunikation viel leichter“, sagt Miksch über ihre früheren Kollegen. Als Chief Operating Officer klickte sie sich durch mehr als 50 Kanäle, las sich alles durch, reagierte aber nur, wenn nötig. Slack hat gegenüber dem Telefon für Miksch einen Vorteil: Wenn Absprachen verschriftlicht werden, sind sie verbindlicher. Außerdem ist das Programm leichter durchsuchbar als E-Mails, einzelne Aufgaben oder Dokumente können schnell wiedergefunden werden.

High Fives per App

Zur Organisation haben sich die Mitarbeiter von Sweep South allerhand Zusatzprogramme installiert: Der Kundenservice etwa bekommt alle Anfragen, die über Twitter einlaufen, in einen eigenen Kanal geschickt. Mit einer programmierten Künstlichen Intelligenz filtern sie zudem besonders negatives Feedback extra heraus, um schnell zu reagieren. Mit synchronisierten Kalendern verpasst man auch mitten im Chat kein Meeting und keinen Geburtstag der Mitarbeiter, über das Programm Trello werden Projektabläufe auf einer digitalen Pinnwand abgelegt. Und mit einer App können die Kollegen sogar High Fives sammeln, wenn sie etwas besonders gut erledigt haben, virtuelle Fleißkärtchen sozusagen.

Das ist freilich nicht nur Ansporn, sondern auch ein Programm, um Leistung zu messen – wer sehr viele High Fives im Monat gesammelt hat, kommt vielleicht eher für eine Lohnerhöhung in Frage. Dass so eine Rund-um-die-Uhr-Vermessung nicht für jeden erstrebenswert ist, weiß Miksch. Deshalb ließ sie den Mitarbeitern die Möglichkeit, auch einfach nicht zu antworten am Wochenende oder am Abend.

Mit dem Programm können die Aufgaben allerdings jederzeit delegiert werden – so lange sie abgearbeitet und nicht vergessen werden, war das für Miksch in Ordnung. „Natürlich gab es Momente, in denen ich sonntags allein zu Hause war, am Handy arbeitete und mich fragte: Diktiert mein Smartphone gerade mein Leben?“ Aber gleichzeitig habe ihr ein Teil des Unternehmens gehört, dann musste sie auch einen Teil dafür geben, findet Miksch.

Gechattet wird auch bei Stadtwerken und der Deutschen Bahn

Bei Uschi hingegen muss niemand auch am Wochenende auf Nachrichten antworten. Uschi steht für „Unser schnelles Intranet“; das Programm setzen die Stadtwerke Düren seit gut einem halben Jahr als eine Art soziales Netzwerk fürs Büro ein. Gebaut hat es das Hamburger Unternehmen Coyo, benutzt wird es unter anderem auch von der Deutschen Bahn. Die hat ihr Intranet DB-Planet genannt und vernetzt damit schon 82.000 ihrer 320.000 Mitarbeiter. Bei den Stadtwerken in Düren ist das noch etwas kleiner, die 260 Mitarbeiter haben inzwischen aber auch immerhin 112 Arbeitsgruppen angelegt. In Hilfe-Gruppen tauschen sich die Mitarbeiter aus, wenn sie Fragen zu Windows 10 oder Excel haben. Das ähnelt den Gruppen, wie man sie von Facebook kennt.

Während die Stadtwerke in Düren früher praktisch monopolistisch Strom und Gas verkaufen konnten, gibt es heute auf dem Strommarkt mehr als 100 Wettbewerber. Deshalb müssen sich auch Stadtwerke digital weiterentwickeln. „Man muss hart dran arbeiten in der Belegschaft, wenn man solche neuen Tools einführt“, sagt Jürgen Schulz, der die Kommunikation der Stadtwerke leitet. Privat nutzten alle Whatsapp und Facebook, aber das im Unternehmen umzusetzen sei nicht so einfach. Denn die Mitarbeiter bauen sich Abkürzungen: Wenn es etwa verboten ist, Whatsapp auf dem Diensthandy zu installieren, laufen Absprachen eben über die privaten Smartphones. „Mit Uschi versuchen wir, diese Kommunikation ins Unternehmen zurückzuholen“, sagt Schulz.

Während die Marketing-Abteilung gleich fleißig experimentiert hat, waren vor allem die Monteure zögerlich. „Wir sitzen praktisch ohnehin die ganze Zeit vor dem Bildschirm, wer im Außenbetrieb ist, hat da andere Prioritäten“, sagt Schulz. Doch wenn die Kollegen, die draußen unterwegs sind, auch mobil mit dem Smartphone auf alle Arbeitsgruppen und Inhalte zugreifen können, sinken die Eintrittshürden.

Bessere Absprachen

Mit dem „Social Intranet“, wie Uschi im Fachjargon heißt, können sich die Mitarbeiter zwischen dem Hauptgebäude, dem 15 Kilometer entfernten Wasserwerk und dem Kundenzentrum in der Innenstadt besser absprechen. „Wir wollten einmal eine Warnmeldung an türkischsprachige Kunden herausgeben“, sagt Schulz. Da habe er die Meldung in Uschi eingestellt und gefragt, ob es jemanden gebe, der Türkisch spricht. „Innerhalb von kurzer Zeit hatte ich die Übersetzung.“

Gleichzeitig hat auch solch ein Programm Hürden: Die Mitarbeiter müssen sich langsam daran gewöhnen, das Programm auch geöffnet zu lassen und es nicht nur einmal morgens abzurufen. Sonst funktioniert das mit der Kommunikation nicht. Gleichzeitig muss sich jeder Mitarbeiter aus Datenschutzgründen jeden Morgen wieder neu einloggen. Schulz hofft, dass das in Zukunft leichter funktioniert, wie etwa mit dem E-Mail-Postfach, in dem man sich auch nicht immer neu anmelden muss.

Gleichzeitig sagt Schulz: Die E-Mail hat Uschi noch lange nicht abgelöst. Noch ist es für viele Mitarbeiter ungewohnt, wenn im Chat plötzlich die Höflichkeitsfloskeln aus einer E-Mail fehlen. „Am wichtigsten ist, dass solch eine Software alters- und hierarchieübergreifend funktioniert“, sagt Schulz. Die Führungskräfte müssen das also nicht nur unterstützen, sondern manche Informationen aktiv auch einmal nur dort teilen – damit der Anreiz größer ist, mitzumachen. Und noch mehr Fragen kommen auf: Wie viele Smileys und Emojis sollte ein Chef nutzen? Setzt er beim Post des einen Mitarbeiters ein Like, oder wäre dann ein anderer frustriert? Auch die Führungskräfte müssen die richtige Tonalität erst finden.

Quelle: F.A.Z.
Jonas Jansen
Redakteur in der Wirtschaft, zuständig für die „Netzwirtschaft“.
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