Elektronisches Fasten

Kein Anschluss unter dieser E-Mail

Von Josefine Janert
 - 07:25

Die digitale Kommunikation frisst immer mehr Arbeitszeit auf - mit unterschiedlichen Folgen. Einerseits ist es effektiv, über soziale Netzwerke Kunden anzusprechen. Andererseits kostet das Pflegen dieser Kontakte und das Lesen und Beantworten dienstlicher Mails enorm viel Zeit. Laut dem Branchenverband Bitkom erhielten Beschäftigte im Jahr 2011 im Durchschnitt noch elf dienstliche Mails am Tag. Drei Jahre später waren es schon 18. Jeder zehnte Beschäftigte, der dienstliche Mails nutzte, bekam 2014 sogar 40 und mehr am Tag. Inzwischen sind die Zahlen noch weiter gestiegen. Hinzu kommt, dass viele Arbeitnehmer nach Feierabend berufliche Mails checken.

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Fastenzeit: Manche verzichten auf Fleisch, andere auf Alkohol. Wie wär’s mal mit E-Mails?

Um der digitalen Überlastung im Beruf vorzubeugen, gibt es einen neuen Trend: das digitale Fasten. Gemeint ist, dass Personen oder Teams für eine bestimmte Zeit auf digitale Kommunikation verzichten oder sie stark einschränken. Die Betriebswirtin Ulrike Stöckle aus Kandel in Rheinland-Pfalz hat sich auf die Beratung zum digitalen Fasten spezialisiert und bietet Seminare dazu an. Ihre Kunden, so erzählt sie, sind Medienschaffende, Selbständige, Personalmanager und Führungskräfte. Diese hätten festgestellt, dass der Zwang zur ständigen Erreichbarkeit wirtschaftliche und gesundheitliche Schäden anrichtet. „Durch neu eintreffende E-Mails werden die Menschen immer wieder aus ihrem Arbeitsprozess herausgerissen“, sagt Stöckle. „Das führt dazu, dass sie sich nicht mehr konzentrieren können.“ Aufgrund der vielen Unterbrechungen kämen sie auch nicht mehr in den Flow. Das ist ein Begriff aus der Glücksforschung: Wer konzentriert einer sinnvollen beruflichen Tätigkeit nachgeht, die er mag, erlebt Glücksgefühle, also den Flow.

Von wirtschaftlichen Schäden spricht auch der Betriebswirt Günter Weick. Er versteht sich als Organisationsentwickler und E-Mail-Coach. Sein Unternehmen Softrust in Pullach im Isartal berät Führungskräfte dabei, die digitale Kommunikation maßvoll einzusetzen. Angefangen hat Weick damit 2001. Damals erzählte ihm der Manager eines Unternehmens aus den Vereinigten Staaten von einem seltsamen Phänomen: Wenn ein Fehler passierte, war es ihm nicht mehr möglich, einen Verantwortlichen ausfindig zu machen. „Es haben doch alle die betreffenden Mails in Kopie erhalten - warum hat niemand die Fehlentwicklung rechtzeitig erkannt?“, sagten die einen. Die anderen verwiesen auf die vielen Mails, die auf sie einprasselten: Da würde ihnen keine Zeit bleiben, auch noch die Nachrichten zu lesen, bei denen sie in „cc“ gesetzt worden waren. In der Anfangszeit berieten Günter Weick und seine Kollegen vor allem Kunden aus dem englischsprachigen Raum, wo Mails noch intensiver genutzt werden als in Deutschland. Doch seit etwa sieben Jahren hört Weick Klagen auch von hiesigen Unternehmen. Manche Mitarbeiter würden sich so intensiv um digitale Nachrichten kümmern, dass sie gar nicht mehr zu ihrem Kerngeschäft kommen. „Einige wissen gar nicht mehr, was ihr Kerngeschäft überhaupt ist“, behauptet er.

„Wer E-Mails sät, wird E-Mails ernten“

Auch die unsinnigsten Mails würden noch beantwortet. Weick erzählt von einem seiner Seminare: Ein Teilnehmer sandte an 60 Personen, alles gestandene Führungskräfte, probeweise eine unpassende Mail: „Bei Aldi sind die Bananen billiger als bei Lidl.“ Sofort erhielt er Antworten wie „Was soll das, Herr Kollege?“ oder „Ihre Mail erinnert mich daran, dass ich mit Ihnen noch die Angelegenheit XY klären will.“ Nach einer Stunde bekam der Mann sogar Nachrichten von Personen, an die er gar nicht geschrieben hatte.

„Wer E-Mails sät, wird E-Mails ernten“, schlussfolgert Weick: Der erste Schritt, die Flut zu reduzieren, bestehe darin, selbst weniger Nachrichten zu verfassen. Oft sei die Mail gar nicht das geeignete Kommunikationsmittel, sondern etwa ein kurzer Anruf. „Das persönliche Gespräch ist am effektivsten, da am meisten Information rüberkommt - inhaltlich und nonverbal durch Mimik und Gestik“, sagt Weick. „Es ist aber auch am aufwändigsten, da alle Gesprächsteilnehmer zur selben Zeit verfügbar sein müssen.“

Ulrike Stöckle fordert, dass die Teilnehmer ihrer Seminare ihre Smartphones ausschalten. Sich ein, zwei Tage lang endlich einmal auf eine Unterhaltung zu konzentrieren, sei für sie ein schönes Erlebnis, sagt sie: „Die Sinne werden wieder anders angeregt. Sogar das Essen schmeckt anders.“ Manche Teilnehmer seien so fixiert auf ihr Gerät, dass sie sogenanntes Phantompiepsen und Phantomgreifen erleben, also das Telefon hören und danach tasten, obwohl es aus ist. Um die Abhängigkeit zu beseitigen, ist es nach Stöckles Meinung nötig, die Ursache zu beseitigen. Daher empfiehlt sie digitales Fasten, allerdings für kurze Zeit: „Ein Freitag bietet sich an. Wer möchte, kann dann noch den Samstag und Sonntag dranhängen.“

Klare Regeln beugen Missverständnissen vor

Wer sein eigener Chef ist, kann das allein beschließen. Angestellte müssen darauf warten, dass ihr Chef einen Fastenfreitag anberaumt. Als Einzelner einen Sonderweg zu gehen wäre ungeschickt. „Wichtig ist, dass man innerhalb des Unternehmens Leitlinien vereinbart, wie man die E-Mail-Kommunikation abwickelt“, sagt Adél Holdampf-Wendel, Arbeitsrechtlerin bei Bitkom. Mit klaren Regeln würden sich Missverständnisse vermeiden lassen - etwa, dass Angestellte glauben, die Erwartungen ihrer Chefs zu erfüllen, indem sie nach Feierabend Mails checken, obwohl die Geschäftsführung das gar nicht will.

„Wenn ich im eigentlichen Sinne faste, verzichte ich auf etwas, das mir Spaß macht oder das ich brauche“, sagt Günter Weick. Bei digitaler Kommunikation sind andere aber von uns abhängig und wir von ihnen. „Ich kann nicht einem Kollegen, der mich per Mail nach Kundendaten fragt, nicht antworten, weil ich gerade faste“, sagt Weick und betont, dass es ihm um den effektiven Einsatz digitaler Kommunikation geht - und nicht um den Verzicht auf sie. Dank seiner Beratung würden es Führungskräfte schaffen, ihre eingehenden Mails um bis zu 70 Prozent zu reduzieren. „Es reicht, dreimal am Tag die eingegangenen Mails zu checken“, sagt Günter Weick, räumt aber gleich ein, dass viele seiner Kunden stolz seien, wenn sie die Mails nur fünfmal am Tag abrufen.

Auch erzwungene E-Mail-Abstinenz kann zu Stress führen

Ursula Marschall hält derlei strikte Vorgaben für falsch. Sie ist leitende Medizinerin bei der Barmer und kennt die Folgen von Stress: „Er kann unter anderem Herz-Rhythmus-Störungen, Bluthochdruck, Schwindel und Übelkeit auslösen.“ Nach Meinung der Ärztin können solche Beschwerden auch durch unsinnige Vorgaben verursacht werden. Wer etwa beruflich viel unterwegs ist, aber seine Mails nur zu bestimmten Zeiten oder nur von seinem Büro aus abrufen kann, werde durch diese erzwungene Abstinenz unter Druck gesetzt.

Marschall plädiert dafür, Beschäftigten hinsichtlich ihrer digitalen Kommunikation viel Entscheidungsfreiraum einzuräumen. Ob Menschen Mails als anstrengend erleben, sei stark vom Typ abhängig, argumentiert sie: „Manche fühlen sich überfordert, wenn sie an wenigen Tagen im Jahr ständig erreichbar sein müssen. Andere können jeden Tag viele Mails beantworten, ohne dass sie das stresst.“ Die Widerstandsfähigkeit gegen psychische Belastungen wird von Fachleuten Resilienz genannt. Sie ist bei Menschen unterschiedlich ausgeprägt. Womit das zusammenhängt, wird noch erforscht. „Das Urvertrauen, das Menschen in der Kindheit entwickeln, ist ein wichtiger Faktor“, sagt Ursula Marschall. „Bis zu einem gewissen Grad kann aber jeder Techniken zur Bewältigung von Stress erlernen.“

Weniger ist mehr

Fasten bedeutet nicht verweigern, sondern reduzieren, sagt der Berater Günter Weick. Mit seinen Tipps lasse sich die Leistungsfähigkeit erhöhen:

  • Schalten Sie optische und akustische Signale für den E-Mail-Eingang aus.
  • Bearbeiten Sie neu eingetroffene Mails erst in der zweiten oder dritten Arbeitsstunde. Ausnahme: Menschen, die viel mit Asien kommunizieren, wegen der Zeitverschiebung.
  • Sichten Sie neue Mails nur dreimal am Tag.
  • Schreiben Sie jede dritte Mail nicht. Tun Sie gar nichts oder lösen Sie das Thema anders, etwa durch ein Telefonat.
  • Gehen Sie gelassen mit Beschwerden um.
  • Keine beruflichen Mails in der Freizeit
Quelle: F.A.Z.
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