Es geht um unser Geld

Schlampige Buchhaltung in Behörden

14.12.2015
, 11:26
Dieser Text ist ein Beitrag aus der Kolumne „Es geht um unser Geld“
Wenn eine Behörde Dienstleistungen für eine andere Behörde erbringt, sollte das sorgfältig abgerechnet werden. Doch daran hakt es bisweilen in der Bundesverwaltung.
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Das Bundesamt für zentrale Dienste und offene Vermögensfragen im Geschäftsbereich des Bundesfinanzministeriums ist eines der größten Dienstleistungszentren der Bundesverwaltung. Es erbringt für zahlreiche Einrichtungen (Bundesbehörden, Stiftungen, Vereine, Verbände u.a.) Dienstleistungen, etwa für Beihilfe- und Reisekostenangelegenheiten. Dafür entstehen ihm Kosten.

Erbringen Behörden öffentliche Leistungen für Einrichtungen, die nicht der unmittelbaren Bundesverwaltung angehören, sind nach dem Haushaltsrecht kostendeckende Erstattungen zu erheben. Diese müssen auch die anfallenden Gemeinkosten einschließen (Vollkostenrechnung). Gemeinkosten sind die Kosten, die mittelbar durch die Dienstleistung verursacht werden, etwa durch anteilige Verwaltungskosten. Nach den haushaltsrechtlichen Vorgaben sind Einnahmen zudem rechtzeitig und vollständig zu erheben.

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Der Bundesrechnungshof prüfte querschnittlich den Betrieb von Dienstleistungszentren in der Bundesverwaltung. Das Bundesamt hatte mit zahlreichen Einrichtungen außerhalb der unmittelbaren Bundesverwaltung für seine Dienstleistungen Erstattungen in Form von Pauschalen vereinbart. Hierbei handelte es sich entweder um Fallpauschalen pro Bearbeitungsfall oder jährliche pauschale Aufwandsentschädigungen. Im Jahr 2014 nahm das Bundesamt aus diesen Pauschalen rund 3,1 Millionen Euro für den Bundeshaushalt ein.

Ernst Eggers, Jahrgang 1939, studierte Betriebswirtschaft und politische Wissenschaften an der Universität Köln. Von 1987 bis 2001 war er Staatssekretär im rheinland-pfälzischen Ministerium für Wirtschaft, Verkehr,  Landwirtschaft und Weinbau.
Ernst Eggers, Jahrgang 1939, studierte Betriebswirtschaft und politische Wissenschaften an der Universität Köln. Von 1987 bis 2001 war er Staatssekretär im rheinland-pfälzischen Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Landwirtschaft und Weinbau. Bild: Thorsten Martin

Der Bundesrechnungshof stellte fest, dass das Bundesamt für gleiche Dienstleistungen unterschiedlich hohe Fallpauschalen verlangte. Für die Dienstleistungen Entgeltberechnung (Komplettbearbeitung) und für die Dienstleistung Umzugskostenabrechnung (Inland) betrugen die Unterschiede jeweils bis über 100 Prozent. Die Pauschalen deckten bereits die unmittelbar durch die Dienstleistung verursachten Kosten (Einzelkosten) häufig nicht. Zudem konnte das Bundesamt die hin- zurechnenden Gemeinkosten nicht exakt ermitteln, weil seine Kosten- und Leistungsrechnung dies nicht ermöglichte.

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Das Bundesamt begründete die Unterschiede bei den Fallpauschalen mit den Ergebnissen von Vertragsverhandlungen. So hätten in der Vergangenheit manche Einrichtungen nur als Kunden gewonnen werden können, wenn die Fallpauschalen unterhalb der angefallenen Kosten gelegen hätten. Um diese Kunden zu halten, habe das Bundesamt Vertragsänderungen vermieden, auch wenn seine Kosten ge- stiegen seien, z.B. bei Besoldungs- oder Tariferhöhungen. Bei der Höhe der Pauschalen habe es auch berücksichtigt, ob freies Personal verfügbar war, für das neue Aufgaben gefunden werden mussten, wie viele Dienstleistungszentren alternativ die Leistung erbringen konnten und - ob Folgeaufträge zu erwarten waren.

Der Bundesrechnungshof hat beanstandet, dass sich das Bundesamt seine Kosten von den Auftrag gebenden Einrichtungen nicht vollständig erstatten ließ. Damit verstieß es gegen gegen das Haushaltsrecht des Bundes und verzichtete auf Ein- nahmen für den Bundeshaushalt. Die vom Bundesamt angeführten Gründe rechtfertigen kein Abweichen von der geforderten Deckung der Vollkosten.

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Der Bundesrechnungshof hat das Finanzministerium aufgefordert, das Bundesamt anzuweisen, die jeweils kostendeckenden Beträge zu ermitteln und die Vereinbarungen mit den Kunden baldmöglichst auf entsprechende Pauschalen umzustellen.

Das Finanzministerium hat mitgeteilt, die Kosten- und Leistungsrechnung des Bundesamt sei deutlich verbessert worden. Nunmehr stünden dem Bundesamt für alle Dienstleistungen Stückkosten auf Basis von Vollkosten zur Verfügung.

In einem ersten Schritt habe das Bundesamt bereits 13 neue kostendeckende Dienstleistungsleistungsvereinbarungen abgeschlossen, mit 19 Auftraggebern dauerten die Verhandlungen noch an. Es habe Fallpauschalen teilweise auf mehr als das Vierfache erhöht. Diese Änderung gelte ab dem Jahr 2016. In Einzelfällen hätten sich Vertragspartner entschlossen, zu anderen Dienstleistern zu wechseln. In einem zweiten Schritt habe das Bundesamt begonnen, weitere 34 bislang nicht kostendeckende Dienstleistungsvereinbarungen so anzupassen, dass sie den haushaltsrechtlichen Vorgaben genügen. Bis August 2015 habe das Bundesamt dies in etlichen Fällen bereits umgesetzt.

Der Bundesrechnungshof erkennt an, dass Finanzministerium und Bundesamt seine Hinweise auf- gegriffen haben. Er wird die weitere Umsetzung beobachten.

Sie erreichen Ernst Eggers per E-Mail unter unsergeld@faz.de.

Quelle: FAZ.NET
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